Dokumente verstehen. Einfacher arbeiten. on herweg.digital

Ablage, Archiv und Backup: Drei Aufgaben für Ihre Dokumente.

Sun, 01 Nov 2026 00:00:00 +0100

Die Ablage erleichtert Ihre tägliche Arbeit

In Ihrer Dokumentenablage suchen, ordnen und bearbeiten Sie Unterlagen. Paperless macht Dokumenttexte durchsuchbar und ergänzt Angaben wie Dokumentart oder Korrespondent. So finden Sie den passenden Beleg über seinen Inhalt.

Ein gewöhnlicher Dateiordner kann für die Zusammenarbeit nützlich sein. Bei steuerlich relevanten Unterlagen müssen zusätzlich die Anforderungen an die Aufbewahrung berücksichtigt werden.

Das Archiv schützt die freigegebenen Originale

Für die Aufbewahrung müssen unbemerkte Veränderungen ausgeschlossen beziehungsweise Änderungen nachvollziehbar bleiben. Die GoBD beschreiben dafür technische und organisatorische Möglichkeiten. Entscheidend ist das gesamte eingerichtete Verfahren.

Belegangaben übertragen lassen: So arbeitet eine digitale Assistenz.

Sun, 01 Nov 2026 00:00:00 +0100

Sie arbeitet mit Ihrer Ablage

Eine digitale Assistenz ist Software mit künstlicher Intelligenz und festgelegten Werkzeugen. Sie kann einen Beleg lesen und die vorgesehenen Angaben direkt in Paperless eintragen. Dazu erhält sie gezielte Zugriffe auf die benötigten Programme.

Bei herweg.digital heißt unsere digitale Mitarbeiterin Anna. Wir nutzen sie selbst für Dokumente und weitere freigegebene Aufgaben. Aus dieser Zusammenarbeit entsteht unser klar abgegrenztes Angebot für die Belegassistenz.

Vom Auftrag zu vorbereiteten Belegangaben

Bereitstellen: Die neuen Belege liegen in Paperless.
Beauftragen: Sie bitten Ihre Assistenz, die vorgesehenen Dokumente zu bearbeiten.
Übertragen lassen: Die Assistenz ergänzt beispielsweise Rechnungsnummer, Datum und Beträge.
Prüfen: Sie vergleichen die Angaben mit dem Original und klären Rückfragen.
Freigeben: Sie wählen die passende Fristklasse und geben die Archivierung frei.

Welche Felder brauchen Sie wirklich?

Eine Assistenz sollte Ihren Ablauf vereinfachen. Deshalb legen wir gemeinsam fest, welche Dokumentarten und Angaben für Ihren Betrieb sinnvoll sind. Die Einrichtung orientiert sich an Ihren Unterlagen und dem festen Archivierungsablauf.

Dokumentencheck: Fünf Punkte für einen geordneten Betrieb.

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1. Die Eingangswege kennen

Notieren Sie, wo Ihre Belege ankommen: per E-Mail, Post, Bankportal oder Lieferantenportal. Legen Sie fest, wer die jeweiligen Eingänge übernimmt. Besonders bei mehreren Konten oder Portalen hilft eine gemeinsame Übersicht.

2. Originale vollständig sammeln

Prüfen Sie für einen Beispielmonat, ob alle benötigten Unterlagen vorliegen. Elektronische Originale sollen im passenden digitalen Verfahren erhalten bleiben. Bei E-Rechnungen gehören dazu die erforderlichen strukturierten Rechnungsdaten.

3. Einen Beleg wiederfinden

Wählen Sie eine ältere Rechnung und suchen Sie sie so, als käme die Anfrage von jemand anderem. Können Sie sie über Lieferant, Zeitraum oder Inhalt auffinden? Ist klar, welche Datei das aufbewahrte Original ist?

E-Rechnung: Was kleine Betriebe jetzt organisieren sollten.

Sun, 01 Nov 2026 00:00:00 +0100

Empfangen und ausstellen sind verschiedene Pflichten

Inländische Unternehmen müssen seit 2025 grundsätzlich E-Rechnungen empfangen können. Zum Empfang kann bereits ein E-Mail-Postfach genügen. Für die Ausstellung gelten Übergangsregelungen: Bei betroffenen inländischen B2B-Umsätzen greift die Pflicht ab 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz und grundsätzlich ab 2028 auch für die übrigen betroffenen Unternehmen.

Es gibt Ausnahmen, etwa für Kleinunternehmer bei der Ausstellung oder für Kleinbetragsrechnungen. Welche Regel für Ihre Umsätze gilt, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.

GoBD im kleinen Betrieb: Was Ihre Ablage leisten muss.

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Was steckt hinter dem Begriff?

Die GoBD sind die Grundsätze der Finanzverwaltung für digitale Buchführung und Aufbewahrung. Für Ihren Alltag geht es darum, Geschäftsvorgänge vollständig, geordnet und nachvollziehbar zu dokumentieren. Ein Dritter soll erkennen können, welcher Beleg zu welchem Vorgang gehört.

Die Anforderungen betreffen auch kleine Betriebe. Der notwendige Umfang richtet sich nach den tatsächlichen Abläufen. Ein Einzelunternehmen mit wenigen Dokumentarten braucht eine andere Organisation als ein Betrieb mit mehreren Standorten und Systemen.

Digitale Kontoauszüge: Vom Bankdownload in Ihre Ablage.

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Die digitale Datei erhalten

Erhalten Sie einen Kontoauszug elektronisch, bewahren Sie die erforderliche elektronische Unterlage auf. Ein Ausdruck allein erhält die digitale Datei nicht. Laden Sie deshalb den von Ihrer Bank bereitgestellten Kontoauszug herunter und übernehmen Sie ihn in Ihren festgelegten Aufbewahrungsprozess.

Eine Umsatzübersicht kann für Auswertungen hilfreich sein. Ob sie den benötigten Kontoauszug ersetzt, sollten Sie vorab mit der Bank beziehungsweise Ihrer Steuerberatung klären.

Ein wiederkehrender Ablauf

Legen Sie fest, wer die Auszüge abruft und wie häufig das geschieht.
Prüfen Sie, ob alle benötigten Konten und Zeiträume vorliegen.
Ordnen Sie die Dateien in Ihrer Dokumentenablage zu.
Geben Sie die geprüften Originale für die passende Aufbewahrung frei.
Halten Sie den Ablauf kurz schriftlich fest.

Fristen passend einordnen

Für Buchungsbelege sieht § 147 AO grundsätzlich acht Jahre Aufbewahrung vor. Der Beginn richtet sich nach den gesetzlichen Vorgaben; offene steuerliche Sachverhalte können eine längere Aufbewahrung erforderlich machen. Lassen Sie die Frist für Ihre konkreten Unterlagen einordnen, bevor Sie eine Löschung planen.

Verfahrensdokumentation: Den eigenen Belegablauf verständlich festhalten.

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Den Weg eines Belegs beschreiben

Nehmen Sie eine typische Eingangsrechnung und verfolgen Sie sie vom Eingang bis zur Aufbewahrung. Schreiben Sie auf, welche Personen und Programme beteiligt sind. Beschreiben Sie auch, wie Sie Fehler erkennen und korrigieren.

Die Beschreibung soll es einem sachverständigen Dritten ermöglichen, Ihr Verfahren nachzuvollziehen. Ihr Umfang hängt von den eingesetzten Systemen und der Komplexität der Abläufe ab.

Diese Punkte gehören in die Abstimmung

Welche Unterlagen entstehen oder gehen ein?
Wie werden Papierbelege digitalisiert?
Wer prüft, ordnet zu und gibt frei?
Welche Programme und Zugriffsrechte werden genutzt?
Wie werden Unterlagen aufbewahrt, gesichert und bereitgestellt?
Wie halten Sie Änderungen am Verfahren fest?

Technik und Betriebsorganisation ergänzen sich

Bei unserem GoBD-Stack erhalten Sie eine technische Prozessbeschreibung des Archivierungssystems. Diese ist ein Baustein für Ihre Verfahrensdokumentation. Hinzu kommen Ihre tatsächlichen Zuständigkeiten, Kontrollen und betrieblichen Arbeitsschritte.