Kontoauszüge sind Buchungsbelege und müssen nach GoBD 8 Jahre lang im elektronischen Originalformat aufbewahrt werden – unveränderbar, vollständig, jederzeit abrufbar. Ein Papierausdruck des Online-Banking-PDFs genügt nicht. Das Online-Banking-Portal Ihrer Bank ist kein anerkanntes Archiv. Wer Kontoauszüge falsch archiviert, riskiert bei einer Betriebsprüfung die Verwerfung der Buchführung.

Die Verfahrensdokumentation ist ein von der GoBD gefordertes Pflichtdokument für jedes Unternehmen, das Buchführung digital betreibt. Sie beschreibt, wie steuerrelevante Daten entstehen, verarbeitet und archiviert werden. Wer sie nicht hat, riskiert bei einer Betriebsprüfung den Verlust der Richtigkeitsvermutung – und im schlimmsten Fall Zuschätzungen durch das Finanzamt. Der Aufwand für eine erste Version ist überschaubar.