Die Rechnung ist irgendwo?
Suchen Sie nach Lieferant, Datum oder einem Begriff aus dem Dokument. Paperless findet auch Text in eingescannten Unterlagen.
Dokumentenmanagement für kleine Unternehmen
Weniger suchen.
Mehr erledigen.
Ihre Rechnungen, Belege und Verträge an einem Ort. Mit Paperless und GoBD-gerechter Archivierung schaffen wir Ordnung in Ihren Unterlagen – und die Grundlage für weniger Büroarbeit.
Einrichtung, Einführung und laufende Betreuung. Eigene Datenumgebung in Deutschland.
IHR DIGITALES BÜRO
Alles beginnt mit
guter Ordnung.
Dokumente im Griff
Paperless & GoBD-Archiv
Die BasisRoutine abgebenIhre digitale Assistenz
ErweiterbarRechnungen organisierenERPNext & E-Rechnung
Nach BedarfFür Ihren Betrieb eingerichtet.
Von uns betreut.
Schluss mit der Zettelwirtschaft
Ihre Unterlagen finden.
Statt Ihre Zeit zu verlieren.
Belege stapeln sich?
Ein fester digitaler Ablageprozess ersetzt verteilte Ordner und lose Dateien. Eine digitale Assistenz kann zusätzlich das Erfassen der Angaben übernehmen.
Aufbewahrung wirft Fragen auf?
Unser GoBD-Stack ergänzt Paperless um ein geschütztes Archiv. Wir richten den technischen Ablauf ein und zeigen Ihnen die Freigabe Ihrer Unterlagen.
Die Grundlage: Paperless mit GoBD
Gut organisiert.
Für Ihren Betrieb eingerichtet.
Paperless ist Ihr digitales Dokumentenmanagementsystem, kurz DMS: Hier sammeln, ordnen und finden Sie Ihre Geschäftsunterlagen. Unser GoBD-Stack verbindet diese Ablage mit unveränderbarer Archivierung und nachvollziehbaren Nachweisen.
Wir übernehmen Einrichtung, Einführung, Updates und Datensicherung. Sie arbeiten mit Ihren Dokumenten. Wir kümmern uns um die Technik.
200 € netto pro Monat
Inklusive Betrieb, Wartung und Datensicherung.
Einrichtung inklusive bei zwölf Monaten Mindestlaufzeit. Alternativ monatlich kündbar mit einmaliger Einrichtung.
Aufbewahrung gehört zum Geschäft
Digital ablegen.
Nachvollziehbar aufbewahren.
Steuerlich relevante digitale Unterlagen müssen ordnungsgemäß aufbewahrt werden. Die GoBD beschreiben die Anforderungen daran. Mit unserem Stack und einem klaren Ablauf schaffen Sie dafür die technische Grundlage.
GoBD einfach erklärtMit Ihren Anforderungen wachsen
Eine gute Basis.
Zwei sinnvolle Erweiterungen.
Belegangaben übertragen lassen.
Eine Assistenz liest Ihre Belege und trägt die vereinbarten Angaben in Paperless ein. Sie prüfen das Ergebnis und geben die Aufbewahrung frei. Weniger Copy-and-paste, mehr Zeit für Ihr Geschäft.
Anna und die digitale AssistenzVon der Kundenanfrage bis zur Rechnung.
ERPNext verbindet Kundenverwaltung, Angebote und Rechnungen. Wir installieren und konfigurieren die Software für Ihren Betrieb – einschließlich des vereinbarten E-Rechnungsablaufs.
ERPNext und E-Rechnung kennenlernenSie starten mit dem, was Sie heute brauchen. Digitale Assistenz und ERPNext werden separat angeboten; ERPNext ist auch eigenständig beauftragbar.
Zum Ausprobieren
Was die Assistenz vorbereitet.
Und was bei Ihnen bleibt.
Ein erfundener Beleg, ein unklares Datum und Ihre Prüfung: Starten Sie das Beispiel und sehen Sie, wie der Ablauf aussieht.
01 / Das fiktive Original
nordlicht.FIKTIV
Rechnung
Nordlicht Bürobedarf · BeispielunternehmenRechnungsnummerRE-2026-1042
Rechnungsdatum28. ?0. 2026Im Beispiel nicht eindeutig lesbar
| Büromaterial | 120,00 € |
| Umsatzsteuer 19 % | 22,80 € |
| Gesamtbetrag | 142,80 € |
Alle Angaben sind erfunden. Keine echte Rechnung.
<h3>02 / Die Assistenz bereitet vor</h3>Noch nicht gestartet
Noch nicht übertragen
Noch nicht übertragen
Noch nicht übertragen
Noch nicht geprüft
Starten Sie das Beispiel. Es werden keine Daten übertragen.
Jetzt sind Sie dran<h4>Das Datum ist nicht eindeutig.</h4>
Prüfen Sie die unklare Angabe am Original und korrigieren Sie sie bei Bedarf. Danach wählen Sie die passende Aufbewahrungsfrist und geben die Archivierung frei.
In dieser Demo wird nichts archiviert.
Illustrativer Ablauf, keine Produktivfunktion. Keine Verbindung zu einer KI oder echten Dokumenten.
Unabhängig bleiben
Offene Software.
Geordnete Übergabe.
Ihre Dokumentenlösung läuft in einer eigenen Umgebung in Deutschland. Offene Bausteine und Originalformate erleichtern einen späteren Anbieterwechsel.
Offene Software
Paperless und die offenen Kernbausteine können auch von anderen qualifizierten Dienstleistern betreut werden.
Eigene Umgebung in Deutschland
Ihre Dokumentenlösung läuft in einer getrennten Serverumgebung in einem deutschen Rechenzentrum. Die externe Sicherungskopie liegt auf einem separaten Server in Deutschland.
Geordnete Übergabe
Archivierte Originale bleiben im ursprünglichen Dateiformat erhalten. Exportpakete enthalten Dokumente, zugehörige Angaben und Prüfnachweise.
E-Rechnungspflicht
Die E-Rechnung ist da.
Machen Sie einen klaren Ablauf daraus.
Seit 2025 müssen inländische Unternehmen grundsätzlich E-Rechnungen empfangen können. Die Pflicht zur Ausstellung wird schrittweise eingeführt. Eine gewöhnliche PDF allein ist noch keine E-Rechnung.
Wir unterstützen Sie dabei, Empfang, Erstellung, Verarbeitung und Aufbewahrung sinnvoll zu organisieren. Mit ERPNext und einer passenden Dokumentenablage.
Was für Ihren Betrieb wichtig istEin zusammenhängender Prozess
Empfangen.
Verarbeiten.
Aufbewahren.
Die neue Pflicht ist ein guter Anlass, Ihre Rechnungsabläufe zu vereinfachen. Wir verbinden die passenden Bausteine und führen Sie in die tägliche Arbeit ein.
herweg.digital
Technische Erfahrung.
Ein Team mit klarem Fokus.
Wir richten digitale Dokumenten- und Geschäftsabläufe ein und betreuen sie im laufenden Betrieb. Unsere Lösungen nutzen wir selbst: Paperless für Dokumente, Anna als digitale Mitarbeiterin und ERPNext als Unternehmenszentrale.
SH
Swen HerwegInhaber & technische Leitung
TK
Tina KaiserVermarktung & Kundenkontakt
a
AnnaDigitale Mitarbeiterin · KI
Aus dem Blog
Gut informiert.
Einfacher entscheiden.
Dokumente & GoBD
GoBD im kleinen Betrieb: Was Ihre Ablage leisten muss.
Rechnungen kommen per E-Mail, Verträge liegen im Ordner und Scans auf dem Rechner. Ein klarer Ablageprozess bringt diese Unterlagen zusammen. Die GoBD helfen einzuordnen, worauf es bei steuerlich relevanten digitalen Dokumenten ankommt.
Beitrag lesenAssistenz & E-Rechnung
E-Rechnung: Was kleine Betriebe jetzt organisieren sollten.
E-Rechnungen betreffen den gesamten Rechnungsablauf: Empfang, Verarbeitung, Erstellung und Aufbewahrung. Wer diese Aufgaben trennt, kann den nächsten sinnvollen Schritt leichter planen.
Beitrag lesenAssistenz & E-Rechnung
Belegangaben übertragen lassen: So arbeitet eine digitale Assistenz.
Rechnungsnummer abtippen, Datum übernehmen, Beträge eintragen: Einzelne Handgriffe wirken klein. Wiederholen sie sich bei jedem Beleg, wird daraus regelmäßige Büroarbeit. Genau hier kann eine digitale Assistenz unterstützen.
Beitrag lesenHäufige Fragen
Das Wichtigste vorab.
Brauche ich technisches Vorwissen?
Nein. Wir richten die Lösung ein und zeigen Ihnen die täglichen Arbeitsschritte. Sie arbeiten im Browser mit Ihren Dokumenten; Updates, Sicherung und technischen Betrieb übernehmen wir.
Kann ich die Lösung vor einer Entscheidung kennenlernen?
Ja. In einer persönlichen Online-Vorführung zeigen wir Ihnen die Dokumentenablage und den Weg vom Beleg zur Archivierung anhand von Beispieldaten. Auf Wunsch sehen Sie auch, wie eine digitale Assistenz die Belegangaben vorbereitet.
Was kostet der GoBD-Stack?
200 € netto pro Monat für die vollständige Dokumentenlösung mit laufender Betreuung. Bei zwölf Monaten Mindestlaufzeit ist die Einrichtung enthalten. Alternativ ist das Angebot monatlich kündbar mit einmalig 1.500 € netto Einrichtung. Digitale Assistenz und ERPNext werden separat angeboten.
Muss ich gleich Assistenz und ERPNext mitbestellen?
Nein. Paperless mit GoBD-Archiv ist die eigenständige Grundlage. Eine digitale Assistenz ergänzt die Bearbeitung Ihrer Belege. ERPNext kommt hinzu, wenn Sie auch Kunden, Angebote und Rechnungen zusammen organisieren möchten.
Ihr nächster Schritt
Bringen Sie Ordnung in Ihre Dokumente.
Wir zeigen Ihnen, wie Ihre Dokumentenverwaltung einfacher wird und welche Erweiterungen zu Ihrem Betrieb passen.