Managed Service · ab 200 €/Monat
Geschäftsdokumente richtig ablegen. Gesetzeskonform. Fertig.
Rechnungen, Verträge, Kontoauszüge – alles an einem Ort, revisionssicher archiviert, lückenlos protokolliert und jederzeit auffindbar.
Als laufender Service auf Ihrem eigenen Server in Deutschland. Sie laden hoch. Der Rest läuft.
Kein IT-Projekt. Keine Einarbeitung. Das System steht – Sie steigen ein.
GoBD ist kein Feature. Es ist Gesetz.
Jedes Unternehmen in Deutschland – unabhängig von der Größe – muss steuerlich relevante Dokumente unveränderbar, vollständig und nachvollziehbar aufbewahren. Zwischen 6 und 10 Jahren, je nach Dokumentart. Das sind die GoBD: die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Wer das nicht einhält, riskiert bei einer Betriebsprüfung Steuerschätzungen und Nachzahlungen. Die meisten kleinen Unternehmen erfüllen diese Anforderungen heute nicht.
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Unveränderbarkeit – Archivierte Dokumente dürfen nicht nachträglich verändert werden
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Vollständigkeit – Alle steuerlich relevanten Unterlagen müssen vorhanden sein
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Nachvollziehbarkeit – Jederzeit rekonstruierbar, was wann archiviert oder geändert wurde
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Aufbewahrungsfristen – 6, 8 oder 10 Jahre je nach Dokumentart
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Verfahrensdokumentation – Die Prozesse müssen dokumentiert und nachprüfbar sein
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Auditfähigkeit – jede Aktion ist protokolliert und dem Prüfer gegenüber vollständig nachweisbar.
Kennen Sie das?
Rechnungen im Postfach. Belege im Ordner. Verträge irgendwo auf dem Rechner.
Solange alles ruhig läuft, funktioniert das irgendwie. Aber sobald Unterlagen schnell, vollständig und nachweisbar gebraucht werden, wird es zum Problem.
Nichts ist auffindbar
Unterlagen werden zu spät oder gar nicht gefunden. Jede Suche kostet Zeit und Nerven.
Alles verteilt
Dokumente liegen an mehreren Orten — E-Mail, Cloud, Festplatte, Papier. Kein System.
Kein Überblick
Welche Belege sind da, welche fehlen? Welche Fristen laufen? Keiner weiß es genau.
Steuerberater wartet
Die Zusammenarbeit kostet mehr Zeit als nötig, weil Belege gesammelt und sortiert werden müssen.
Prüfung? Stress.
Bei Rückfragen oder einer Betriebsprüfung wird es hektisch. Alles zusammensuchen, hoffen dass nichts fehlt.
GoBD? Fehlanzeige.
Von revisionssicherer Archivierung, Unveränderbarkeit und gesetzlichen Fristen keine Spur.
Ihr neuer Alltag
Tankbeleg an der Tankstelle, Export zum Steuerberater per Klick
Kein Sonderprojekt. Kein Schulungstag. Ein System, das in Ihren normalen Arbeitsablauf passt.
Erfassen
Per Drag & Drop, Scanner oder unterwegs per App. Auch ganze Stapel auf einmal.
Sortieren
Das System verarbeitet Ihre Dokumente automatisch und macht sie durchsuchbar.
Archivieren
Fristklasse wählen, speichern. Das Dokument liegt unveränderbar im WORM-Archiv.
Verfügbar
Volltext-Suche, Export-Pakete für den Steuerberater. Alles an einem Ort.
Was das System leistet
Strukturierte Ablage, revisionssichere Archivierung, laufende Betreuung
Strukturierte Ablage, revisionssichere Archivierung, laufende Betreuung
Ordnung statt Chaos
Alle geschäftlichen Dokumente an einem Ort. Strukturiert, durchsuchbar, jederzeit auffindbar. Kein Wühlen in Ordnern, E-Mails oder auf Festplatten.
GoBD-konformes WORM-Archiv
Dokumente werden unveränderbar archiviert – mit kryptografischer Prüfsumme und gesetzlicher Aufbewahrungsfrist. Selbst ein Administrator kann nichts manipulieren.
Export für den Steuerberater
Ein vollständiges Übergabepaket mit allen Belegen, Excel-Übersicht zum Vorkontieren und kryptografischer Integritätsprüfung. Fertig zum Herunterladen.
Ihr Server, Ihre Daten
Eigener dedizierter Server in einem deutschen Rechenzentrum. Kein geteiltes System, keine fremde Cloud. Sie behalten die volle Kontrolle über Ihre Daten – technisch und vertraglich abgesichert.
Lückenloses Audit-Log
Jede Aktion wird protokolliert: wann ein Dokument archiviert, ob etwas geändert wurde, wer eine Löschsperre gesetzt hat. Voll auditfähig, jederzeit nachvollziehbar.
E-Rechnung / XRechnung
Das System verarbeitet elektronische Rechnungen im XRechnung- und ZUGFeRD-Format – bereit für die gesetzlichen Anforderungen ab 2025.
Digitalisierung im Alltag
Dokumente per Scanner, Handy-App oder Drag & Drop erfassen. Auch ganze Stapel. Aus Papier werden durchsuchbare, archivierbare Belege.
Erweiterbar
Die Grundversion deckt alles für die GoBD-konforme Ablage. Bei Bedarf erweiterbar: Automatisierungen, KI-Anbindung, Schnittstellen zu anderen Systemen.
Für wen
Für Unternehmer, die es richtig machen wollen
Sie brauchen keine IT-Abteilung. Sie brauchen eine Lösung, die steht.
Gut geeignet für
- ✓Handwerksbetriebe
- ✓Kleine Dienstleister und Agenturen
- ✓Beratungen und Praxen
- ✓Kleine GmbHs und UGs
- ✓Einzelunternehmer mit Buchführungspflicht
- ✓Unternehmer, denen Datenhoheit wichtig ist
- ✓Kleine Online-Händler und E-Commerce-Betriebe
Weniger geeignet für
- —Große Unternehmen mit eigener IT-Abteilung
- —Firmen mit bestehendem DMS oder ERP
- —Konzerne mit eigenen Compliance-Teams
Ablauf
Von der Anfrage zum laufenden System
Kein langwieriges Projekt. Das System steht. Sie steigen ein.
Anfrage
Sie füllen das Anfrageformular aus oder schreiben mir eine E-Mail. Ich melde mich innerhalb von 4 Stunden und wir klären, ob das System zu Ihrer Situation passt.
Server
Ich richte Ihren eigenen dedizierten Server ein und konfiguriere das komplette System. Die Fristklassen (6, 8, 10 Jahre) stehen bereit, Dokumenttypen können Sie selbst anlegen. Inklusive der vollständigen technischen Dokumentation des Stacks – ein verpflichtender Baustein Ihrer Verfahrensdokumentation nach GoBD.
Einführung
Sie bekommen eine Einführung in das System. Alle weiteren Anleitungen sind als verständliche Dokumente mit Screenshots direkt im System hinterlegt – jederzeit abrufbar.
Laufender Betrieb
Ich betreue Ihr System dauerhaft: Updates, Sicherheit, Monitoring. Backups nach dem 3-2-1-Prinzip: drei Kopien Ihrer Daten, auf zwei unterschiedlichen Speichermedien, davon eine an einem externen Standort — verschlüsselt und räumlich getrennt. Sie erreichen mich per E-Mail und erhalten werktags eine Antwort innerhalb von 4 Stunden – direkt, ohne Ticketsystem, ohne Warteschleife.
Über mich
Swen Herweg
Ich hoste und betreue professionell Linux-Server und Webanwendungen seit 2017. Datenhoheit, Open Source und nachvollziehbare Systeme sind für mich nicht nur Überzeugung, sondern tägliche Praxis – ich nutze das System, das ich Ihnen anbiete, für meine eigene Dokumentenablage.
Das System basiert auf einem durchgängig quelloffenen Stack – vom Dokumentenmanagement über die Automatisierungsschicht bis zum WORM-Speicher. Jede Komponente ist bewährt, produktiv im Einsatz und unabhängig voneinander ersetzbar. Was Sie erhalten, ist kein konfektioniertes Cloud-Produkt, sondern ein sorgfältig zusammengestelltes System, das ich selbst entworfen habe, weil es das in dieser Form nicht zu kaufen gab.
Open Source
Bewährte, quelloffene Komponenten. Keine Black Box, keine Lizenzfallen.
Datenhoheit
Ihr Server, Ihre Daten. Keine Cloud-Abhängigkeit, volle Kontrolle.
Langlebigkeit
Jede Komponente im Stack ist unabhängig ersetzbar. Kein Lock-in.
Preis
Ein System. Alles drin. Nichts versteckt.
Ihr eigener Server, das komplette System, laufende Betreuung und persönlicher Support. Keine Einrichtungsgebühr bei 12 Monaten Mindestlaufzeit.
200 €/ Monat, zzgl. MwSt.
Ihr eigener dedizierter Server in Deutschland. Platz für über 80.000 Dokumente – ausreichend für mehr als 10 Jahre revisionssicherer Archivierung bei typischem Belegvolumen.
- ✓Eigener dedizierter Server, vollständig eingerichtet
- ✓GoBD-konformes WORM-Archiv
- ✓Aufbewahrungsfristen 6, 8 oder 10 Jahre – Sie wählen die Fristklasse bewusst, das System setzt sie unwiderruflich durch
- ✓Lückenloses Audit-Log – voll auditfähig
- ✓Export-Pakete für Steuerberater und Prüfungen
- ✓E-Rechnung / XRechnung-fähig
- ✓Backups nach 3-2-1-Prinzip: drei Kopien, zwei Medien, ein externer Standort
- ✓Laufende Wartung, Updates und Sicherheit
- ✓99,9 % Serververfügbarkeit
- ✓Persönlicher Support – direkt, ohne Umwege
- ✓Mobile App und Scanner-Anbindung
- ✓Alle Anleitungen direkt im System
- ✓Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM) – alle Daten ausschließlich in Deutschland, keine Graubereiche
Volle Flexibilität
600 € Einrichtung einmalig
Server, Konfiguration, Einführung und vollständige technische Dokumentation. Einmalig, transparent, keine Folgekosten.
Empfohlen
Einrichtung enthalten
Bei 12 Monaten Mindestlaufzeit ist die Einrichtung im Monatspreis inbegriffen. Für Unternehmer, die eine langfristige Lösung suchen – nicht ein Experiment.
Was 200 € abdeckt: Open-Source-Stack ohne Lizenzkosten. Kein Vertriebsteam, kein Overhead. Server, Betrieb, Backups nach 3-2-1-Prinzip und persönlicher Support – alles im Monatspreis. Was Sie sehen, ist was Sie zahlen.
Wächst mit Ihnen. Bei steigendem Bedarf ist ein Upgrade auf leistungsstärkere Server jederzeit möglich – ohne Datenverlust, ohne Systemwechsel.
Häufige Fragen
Ehrlich beantwortet
Ja. Die GoBD legen fest, wie Unternehmen digitale Geschäftsunterlagen aufzubewahren haben: unveränderbar, vollständig, nachvollziehbar – mit Fristen von 6, 8 oder 10 Jahren. Das gilt für jedes Unternehmen in Deutschland, unabhängig von der Größe. Ein Ordner auf dem Desktop, eine Cloud-Ablage oder ein E-Mail-Postfach reichen nicht aus. Wer das bei einer Betriebsprüfung nicht nachweisen kann, riskiert Steuerschätzungen und Nachzahlungen.
Nein. Das System ist eine Dokumentenablage und ein revisionssicheres Archiv — kein Ersatz für Ihre Buchhaltungssoftware. Es kann aber an jedes Buchhaltungsprogramm angebunden werden. Die Export-Pakete enthalten eine Excel-Übersicht zum Vorkontieren, die Ihrem Steuerberater die Arbeit erleichtert.
Cloud-Speicher speichern Dateien. Dieses System archiviert Dokumente revisionssicher — mit WORM-Schutz, gesetzlichen Aufbewahrungsfristen und kryptografischer Integrität. Bei einem Cloud-Dienst kann jeder Dateien ändern oder löschen, ohne dass eine Spur bleibt. Das erfüllt die GoBD-Anforderungen nicht. Dazu kommt: Ihre Daten liegen auf Ihrem eigenen Server in Deutschland, nicht bei einem US-Konzern.
Nein. Im Alltag laden Sie Dokumente hoch, füllen ein paar Felder aus und wählen eine Fristklasse. Das kann jeder, der einen Browser bedienen kann. Verständliche Schritt-für-Schritt-Anleitungen mit Screenshots sind direkt im System hinterlegt.
Ja. Ich zeige Ihnen das System gerne in einem kurzen Videocall — mit echten Daten, kein Mockup. Eine öffentliche Testinstanz biete ich bewusst nicht an: Das System arbeitet mit sensiblen Geschäftsdaten und ist entsprechend abgesichert.
Auf einem eigenen dedizierten Server in einem deutschen Rechenzentrum. Kein geteiltes System, kein Drittanbieter — Ihr Server gehört nur Ihnen. Verschlüsselte Backups werden zusätzlich an einem externen, räumlich getrennten Standort gespeichert. Alle Daten werden ausschließlich in Deutschland verarbeitet und gespeichert. Sie erhalten einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM) — vollständig DSGVO-konform.
Ja – das System empfängt und archiviert elektronische Rechnungen im XRechnung- und ZUGFeRD-Format GoBD-konform. Der Versand von E-Rechnungen ist nicht Bestandteil des Systems – dafür nutzen Sie weiterhin Ihre bestehende Buchhaltungssoftware. Beides arbeitet problemlos zusammen.
Ja. Das System verfügt über eine moderne REST-API und lässt sich mit gängigen Buchhaltungsprogrammen, ERP-Systemen und anderen Geschäftsanwendungen verbinden. Dokumente können automatisch übergeben, abgerufen und weiterverarbeitet werden – ohne manuelle Zwischenschritte.
Sie erhalten die vollständige technische Dokumentation des Archivierungssystems — diese beschreibt detailliert, wie Ihre Dokumente verarbeitet, archiviert und gesichert werden. Diese Dokumentation fließt als Baustein in Ihre Verfahrensdokumentation nach GoBD ein. Die Erstellung der vollständigen Verfahrensdokumentation für Ihr Unternehmen liegt in Ihrer Verantwortung, idealerweise in Zusammenarbeit mit Ihrem Steuerberater.
Ja. Jede Aktion im System wird lückenlos protokolliert – wann ein Dokument archiviert wurde, ob etwas geändert wurde, wer eine Löschsperre gesetzt hat. Dieses Audit-Log ist unveränderbar und jederzeit abrufbar. Der Prüfer bekommt auf Anfrage einen vollständigen, nachvollziehbaren Nachweis – ohne Aufwand für Sie.
Nicht nötig. Sie erstellen über das System ein Export-Paket mit allen relevanten Belegen, einer Excel-Übersicht zum Vorkontieren und Prüfsummen zur Integritätsprüfung — fertig zum Herunterladen.
Die Serververfügbarkeit liegt bei 99,9 %. Durch die mehrfache Datensicherung nach dem 3-2-1-Prinzip kann das System in kurzer Zeit vollständig wiederhergestellt werden. Reaktionszeiten sind vertraglich in den AGB geregelt.
Sie erhalten alle Originaldokumente, die erzeugten Archivversionen und sämtliche Metadaten in offenen, standardisierten Formaten. Der Stack basiert vollständig auf Open-Source-Software — Sie könnten das System eigenständig weiterbetreiben oder zu einem anderen Anbieter wechseln. Kein proprietäres Datenformat, kein Lock-in.
Das Dokumentenmanagement basiert auf Paperless-ngx, einer bewährten Open-Source-Lösung mit aktiver Entwickler-Community. Darüber hinaus umfasst der Stack eine eigens entwickelte Automatisierungsschicht, ein WORM-Archiv für die revisionssichere Archivierung und ein dediziertes Event-Registry-System – vollständig GoBD-konform konfiguriert und als Managed Service betrieben. Alle Komponenten sind quelloffen und unabhängig voneinander ersetzbar.
Ja. Die Grundversion deckt alles ab, was Sie für die strukturierte Ablage und GoBD-konforme Archivierung brauchen. Darüber hinaus sind zusätzliche Automatisierungen, KI-Anbindungen und Schnittstellen zu anderen Systemen möglich — sprechen Sie mich bei Bedarf darauf an.
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Füllen Sie die unverbindliche Anfrage aus. Ich melde mich innerhalb von 4 Stunden.
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