Empfangen und ausstellen sind verschiedene Pflichten
Inländische Unternehmen müssen seit 2025 grundsätzlich E-Rechnungen empfangen können. Zum Empfang kann bereits ein E-Mail-Postfach genügen. Für die Ausstellung gelten Übergangsregelungen: Bei betroffenen inländischen B2B-Umsätzen greift die Pflicht ab 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz und grundsätzlich ab 2028 auch für die übrigen betroffenen Unternehmen.
Es gibt Ausnahmen, etwa für Kleinunternehmer bei der Ausstellung oder für Kleinbetragsrechnungen. Welche Regel für Ihre Umsätze gilt, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.
Eine PDF ist nicht automatisch eine E-Rechnung
Entscheidend sind strukturierte, maschinell verarbeitbare Rechnungsdaten. Eine XRechnung besteht aus einem strukturierten Datensatz. Bei ZUGFeRD können diese Daten in einer lesbaren PDF eingebettet sein. Ein per E-Mail verschicktes gewöhnliches PDF erfüllt diese Voraussetzung allein nicht.
Vier Punkte für Ihren Ablauf
- Eingang: Legen Sie einen verlässlichen Empfangsweg fest.
- Prüfung: Bestimmen Sie, wer Rechnungen kontrolliert und Unklarheiten klärt.
- Verarbeitung: Stimmen Sie ab, welche Daten Ihre Buchhaltung oder Unternehmenssoftware benötigt.
- Aufbewahrung: Bewahren Sie die erforderlichen strukturierten Daten auf. Ein Ausdruck allein erhält diese Informationen nicht.
Wo ERPNext und Paperless helfen
Wenn Sie Angebote und Rechnungen gemeinsam mit Ihren Kundendaten organisieren möchten, kann ERPNext zur Unternehmenszentrale werden. Paperless mit dem GoBD-Stack ergänzt Dokumentenverwaltung und geschützte Aufbewahrung.
Sie müssen nicht alle bestehenden Programme auf einmal ersetzen. Beginnen Sie mit dem konkreten Rechnungsablauf, den Sie verbessern möchten. Wir planen die passende Einrichtung und die Verbindung der benötigten Bausteine.