Einfach erklärt
Hier steht, welche Aufgabe hinter den Namen steckt und was davon für Ihren Betrieb wichtig ist.
Eine KI-Assistenz, die Aufgaben mit Ihren Programmen bearbeiten kann.
Sie geben ihr eine Aufgabe in normaler Sprache. Mit den eingerichteten Zugängen kann sie beispielsweise ein Dokument suchen, Angaben eintragen oder einen Entwurf vorbereiten. Sie arbeitet innerhalb der festgelegten Rechte.
Anna ist bei herweg.digital so eine Assistenz. Welche Aufgaben eine eigene Assistenz in Ihrem Betrieb übernimmt, wird ausdrücklich vereinbart.
Die Dokumentenablage im GoBD-Stack.
Paperless-ngx ist ein Programm zum Ablegen und Wiederfinden von Dokumenten. Es kann Text aus eingelesenen Unterlagen durchsuchbar machen. Sie suchen nach Begriffen, statt sich an den richtigen Ordner erinnern zu müssen.
Anna nutzt diese Ablage, um Belege zu lesen und die vereinbarten Angaben einzutragen. Paperless ist die Ablage; Anna unterstützt bei der Arbeit darin.
Ein Programm für zusammenhängende Geschäftsabläufe.
ERPNext kann zum Beispiel Angebote, Aufträge und Rechnungen an einem Ort organisieren. Bei herweg.digital nutzen wir es als Unternehmenssystem. Anna kann dort Informationen nachsehen und Rechnungsentwürfe vorbereiten.
ERPNext ergänzt den Stack bei Bedarf und ist auch separat beauftragbar. Für Ihre Dokumentenablage und die erste Assistenzergänzung benötigen Sie ERPNext nicht. Installation und Einrichtung bieten wir als eigene Leistung an.
Anforderungen an den Umgang mit steuerlich relevanten Unterlagen.
Geschäftsunterlagen müssen je nach Art nachvollziehbar aufbewahrt werden. GoBD ist der Name für entsprechende Grundsätze im digitalen Umgang damit. Ein Programm allein erledigt die organisatorischen Aufgaben des Betriebs nicht.
Wir stellen technische Funktionen für Ablage und unveränderbare Aufbewahrung bereit. Wie Sie Ihre üblichen Unterlagen zuordnen und freigeben, klären Sie vor dem Start – bei Bedarf mit Ihrer steuerlichen Beratung.
Die eingerichtete technische Grundlage hinter dem Angebot.
So nennen wir die Kombination aus Dokumentenablage, Archiv und den dazugehörigen technischen Abläufen. Sie müssen diese Programme nicht selbst zusammensetzen oder betreiben.
Paperless und die geschützte Archivierung bilden die feste Grundlage. Sie können Dokumente selbst bearbeiten oder eine digitale Assistenz ergänzen. Die passende Frist und Archivfreigabe bestimmen Sie.
Das KI-Modell arbeitet auf eigener Hardware.
Bei einem extern betriebenen Modell werden die benötigten Inhalte zur Modellverarbeitung übermittelt. Ein lokales Modell erledigt diesen Teil auf Ihrer eigenen Hardware.
Eine lokale KI ist auf Wunsch möglich. Wir klären vorher die benötigte Hardware, die erreichbare Leistung und die weiteren Datenwege der gesamten Lösung.
Der Programmcode ist zugänglich – mit festgelegten Nutzungsrechten.
Die jeweilige Lizenz erlaubt, die Software zu nutzen, zu prüfen, zu verändern und weiterzugeben. Dadurch kann auch ein anderer qualifizierter Dienstleister mit der Software arbeiten.
Das kann langfristige Wahlmöglichkeiten schaffen. Einrichtung, Betreuung und ein späterer Wechsel brauchen trotzdem Arbeit und klare Vereinbarungen. Nicht jeder eingesetzte Baustein hat dieselben Lizenzbedingungen.
Ein Anbieterwechsel ist nur schwer oder mit großem Aufwand möglich.
Das kann an Datenformaten, fehlenden Zugängen, Lizenzen oder individuell eingerichteten Abläufen liegen. Offene Software kann helfen, beseitigt diese Fragen aber nicht allein.
Welche Daten und Unterlagen erhalten Sie? Was braucht ein Nachfolger? Welche Fristen und Kosten gelten beim Wechsel?
Ein Speicher, der freigegebene Dateien während ihrer Frist vor Änderung und Löschung schützt.
WORM steht für „einmal schreiben, vielfach lesen“. Im GoBD-Stack ist dieses Archiv von der täglichen Arbeit in Paperless getrennt. Ihre Fristentscheidung löst die geschützte Archivierung aus.
Eine einmal gesetzte Archivfrist lässt sich nicht einfach zurücknehmen. Deshalb prüfen Sie Dokument und Frist vor der Freigabe.
Eine Rechnung mit strukturierten Daten, die Programme auslesen können.
Eine gewöhnliche PDF ist noch keine strukturierte E-Rechnung. Bei ZUGFeRD sind die Rechnungsdaten in die PDF eingebettet; eine XRechnung liegt als strukturierter Datensatz vor.
Empfangen, Erstellen, Weiterverarbeiten und Aufbewahren sind verschiedene Aufgaben. Wir besprechen, welchen Ablauf Ihr Betrieb benötigt.
ERPNext und E-RechnungSprechen wir über Ihren Alltag
Bringen Sie Ihre Fragen mit. Sie brauchen weder eine fertige Softwareauswahl noch technisches Vorwissen.