Paperless: Ihre digitale Ablage.
Rechnungen, Verträge und Geschäftsunterlagen zentral sammeln. Die Texterkennung macht Scans durchsuchbar; Dokumentarten und benötigte Angaben richten wir passend zu Ihrem Alltag ein.
Paperless mit GoBD
Ihre Dokumente.
Endlich gut organisiert.
Belege schneller finden, Unterlagen strukturiert ablegen und steuerlich relevante Originale geschützt aufbewahren. Wir machen aus Paperless eine betreute Dokumentenlösung für Ihren Betrieb.
Das ist Ihr GoBD-Stack
Eine Lösung für Ablage und Aufbewahrung.
GoBD-Archiv: Originale schützen.
Nach Ihrer Prüfung und Fristfreigabe werden die Originale unveränderbar archiviert. Technische Nachweise machen die Archivierung nachvollziehbar.
Betreuung: die Technik läuft mit.
Einrichtung, Einführung, kontrollierte Updates und Datensicherung mit externer Kopie in Deutschland gehören dazu. Sie erhalten Unterstützung im vereinbarten Betreuungsumfang.
Ein klarer Ablauf
So arbeiten Sie mit Ihren Unterlagen.
Bereitstellen.
Neue Dokumente kommen in Paperless. Statt verschiedener Ordner nutzen Sie eine gemeinsame, durchsuchbare Ablage.
Prüfen.
Sie ordnen Ihre Dokumente zu und kontrollieren die Angaben. Auf Wunsch übernimmt eine digitale Assistenz die Vorbereitung der Belegfelder.
Aufbewahren.
Sie wählen die passende Fristklasse und geben die Archivierung frei. Der Stack übernimmt die geschützte Aufbewahrung.
Die Einführung umfasst den technischen Ablauf und die Prozessbeschreibung. Ihre betrieblichen Zuständigkeiten und Aufbewahrungsfristen stimmen Sie bei Bedarf mit Ihrer Steuerberatung ab.
Optional: digitale Assistenz
Weniger übertragen.
Mehr fertig bekommen.
Rechnungsnummern, Datum und Beträge von Hand zu übertragen kostet Zeit. Eine digitale Assistenz liest unterstützte Belege und ergänzt die vereinbarten Felder in Ihrer Paperless-Ablage.
Sie beauftragen die Bearbeitung in normaler Sprache. Anschließend sehen Sie die vorbereiteten Angaben durch und geben die Aufbewahrung frei.
So arbeitet unsere digitale Mitarbeiterin AnnaPassend zu Ihrem Betrieb
Die Felder, die Sie brauchen.
Wir stimmen Dokumentarten und benötigte Angaben mit Ihnen ab. Die Assistenz wird auf Ihrem GoBD-Stack eingerichtet; Aufgaben, Einführung und laufende Kosten stehen in Ihrem Angebot.
Leistung und Kosten
Ihre Dokumentenlösung.
Mit laufender Betreuung.
200 € / Monat netto
- Eigene Serverumgebung in Deutschland
- Paperless, geschütztes Archiv und Archivierungsnachweise
- Einführung und technische Prozessbeschreibung
- Betrieb, Wartung und externe Datensicherung
- Persönlicher Support werktags
Bei zwölf Monaten Mindestlaufzeit: Einrichtung enthalten.
Monatlich kündbar: einmalig 1.500 € netto für die Einrichtung.
Alle Preise zuzüglich gesetzlicher Umsatzsteuer.
Dokumentenlösung anfragenAssistenz und ERPNext.
Sie möchten Belegangaben übertragen lassen oder Kunden, Angebote und Rechnungen in ERPNext organisieren? Wir erstellen Ihnen ein Angebot für die benötigte Einrichtung und Betreuung.
Auch die Übernahme größerer vorhandener Dokumentenbestände planen und kalkulieren wir vorab.
Ihr Vorhaben besprechenHäufige Fragen
Ihre Dokumentenlösung im Alltag.
Was bringt mir ein Dokumentenmanagementsystem?
Ein DMS ist Ihre zentrale digitale Ablage. Paperless macht den Text Ihrer Unterlagen durchsuchbar und ordnet Dokumente nach den eingerichteten Angaben. So finden Sie Rechnungen und Verträge über die Suche, statt einzelne Ordner zu durchsuchen.
Betrifft die GoBD auch kleine Unternehmen?
Auch kleine Betriebe müssen steuerlich relevante digitale Unterlagen ordnungsgemäß aufbewahren. Die GoBD beschreiben die Anforderungen an Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit und Aufbewahrung. Unser Stack stellt dafür die technische Grundlage bereit; bei der Einführung gehen wir den Ablauf mit Ihnen durch.
Wie kommen meine Unterlagen in Paperless?
Digitale Dateien laden Sie im Browser hoch, auch mehrere auf einmal. Papierunterlagen scannen Sie zunächst ein. Einen passenden Erfassungsweg mit Ihrem Scanner oder Smartphone besprechen wir bei der Einführung.
Können meine bisherigen Ordner übernommen werden?
Ja, wir können die Übernahme vorhandener Bestände mit Ihnen planen. Wir sehen uns Mengen, Formate und Ordnerstruktur an und legen fest, wie die Unterlagen eingeordnet werden. Umfang und Kosten stehen vorab in Ihrem Angebot.
Welche Schritte bleiben bei mir?
Sie stellen Ihre Unterlagen vollständig bereit, prüfen die Angaben und wählen die passende Aufbewahrungsfrist. Anschließend geben Sie die Archivierung frei. Eine digitale Assistenz kann das Übertragen der vereinbarten Belegangaben übernehmen.
Wie erhält meine Steuerberatung die Belege?
Sie können Exportpakete mit Originaldokumenten, zugehörigen Angaben und Prüfnachweisen bereitstellen. Ein eigener Zugang ist für diesen Weg nicht erforderlich. Den benötigten Umfang und die Weiterverarbeitung stimmen wir mit Ihnen und Ihrer Steuerberatung ab.
Ersetzt die Dokumentenlösung meine Buchhaltungssoftware?
Paperless und das GoBD-Archiv kümmern sich um Ihre Dokumente und deren Aufbewahrung. Ihre Buchhaltungssoftware können Sie weiter nutzen. Wenn Sie auch die kaufmännischen Abläufe neu organisieren möchten, bieten wir ERPNext separat an.
Was gehört zur Verfahrensdokumentation?
Sie erhalten die technische Prozessbeschreibung unseres Archivierungssystems als Grundlage. Ihre betrieblichen Schritte und Zuständigkeiten ergänzen Sie in Ihrer Verfahrensdokumentation, bei Bedarf gemeinsam mit Ihrer Steuerberatung. Den technischen Ablauf erklären wir in der Einführung.
Kann ich archivierte Unterlagen weiter verwalten?
Ja. In Paperless arbeiten Sie weiterhin mit Ihrer Ablage. Das freigegebene Original bleibt zusätzlich im geschützten Archiv unverändert erhalten. Während der gesetzten Archivfrist kann dieses Original nicht geändert oder gelöscht werden.
Lässt sich die Lösung mit anderen Programmen verbinden?
Paperless bietet eine Programmierschnittstelle für den Datenaustausch. Wir prüfen die gewünschte Verbindung mit Ihrem bestehenden Programm und bieten die passende Einrichtung separat an. Für den Einstieg können Sie auch direkt mit Dateien und Exporten arbeiten.
Ihr nächster Schritt
Bringen Sie Ordnung in Ihre Dokumente.
Wir zeigen Ihnen, wie Ihre Dokumentenverwaltung einfacher wird und welche Erweiterungen zu Ihrem Betrieb passen.