Archiv: Originale schützen.
Nach Ihrer Freigabe schützt der WORM-Speicher das archivierte Objekt während der gesetzten Frist vor Änderung und Löschung. Prüfsummen und eine separate Nachweisdatenbank dokumentieren den Archivierungsablauf.
Daten & Sicherheit
Ihre Daten.
Transparent betreut.
Eine eigene Umgebung, geschützte Archivierung und persönliche Betreuung: Hier erklären wir, wie der Stack arbeitet, welche Dienste beteiligt sind und wie Datensicherung und ein späterer Anbieterwechsel organisiert werden.
Offene Software als bewusste Grundlage
Verstehen, womit Sie arbeiten.
Bei Open-Source-Software ist der Programmcode zugänglich. Die jeweilige Lizenz erlaubt Nutzung, Prüfung, Veränderung und Weitergabe. Wir setzen auf offene Kernbausteine und übliche Dateiformate, damit Ihre Unterlagen langfristig nutzbar bleiben.
Unser Standard ist eine getrennte Serverumgebung für Ihren Betrieb in einem deutschen Rechenzentrum. „Selbst gehostet“ bedeutet hier: Wir betreiben die Anwendungen für Sie. Es ist nicht automatisch ein Server in Ihren Geschäftsräumen.
Wahlfreiheit durch offene Software
Auch langfristig flexibel bleiben.
Offene Software und Originalformate erleichtern einen späteren Anbieterwechsel. Für eine geordnete Übernahme vereinbaren wir die Übergabe von Daten, Dokumentation und benötigten Zugängen.
Archiv, Sicherung und Betrieb
Drei Aufgaben, die zusammengehören.
Backup: nach Verlust wiederherstellen.
Der Stack wird gesichert; eine externe Sicherungskopie liegt ebenfalls in Deutschland. Eine Sicherung hat eine andere Aufgabe als das Archiv: Daten und Systeme nach einem Verlust wiederherstellen.
Betreuung: den Betrieb pflegen.
Kontrollierte Updates, gezielte Zugriffe und technische Prüfungen gehören zum Betrieb. Wir sind Ihr persönlicher Ansprechpartner für die vereinbarte Betreuung.
Datensicherung mit dokumentierten Prüfungen.
Für vorhandene Systeme sind Wiederherstellungsprüfungen dokumentiert, unter anderem für unsere ERPNext-Umgebung. Welche Daten und Einstellungen gesichert werden, welche Sicherungsstände verfügbar sind und welche Wiederanlaufziele für Ihren Auftrag gelten, wird konkret festgehalten.
Ihre Unterlagen mitnehmen
Originalformate und nachvollziehbare Exporte.
Archivierte Originale bleiben in ihrem ursprünglichen Dateiformat erhalten. Der Stack bietet Exportpakete mit Dokumenten, zugehörigen Angaben und Prüfnachweisen. Inhalt und Umfang des benötigten Übergabepakets legen wir fest.
Für einen vollständigen Weiterbetrieb braucht ein übernehmender Dienstleister zusätzlich Konfiguration, Dokumentation, passende Softwarestände und Zugänge. Übergabeleistungen, Fristen und Aufwand gehören deshalb in die Vereinbarung.
Verträge und Zuständigkeiten
Eigene Umgebung.
Klarer Betreiber.
Die Serververträge laufen derzeit über herweg.digital. Eine getrennte Umgebung ist damit nicht automatisch ein Hostingvertrag auf Ihren Namen. Die technische Betreuung übernimmt derzeit Swen Herweg.
Wenn herweg.digital länger ausfällt
Betreuung und Übergabe klar vereinbaren.
Eine von herweg.digital unabhängige Notfallübergabe ist derzeit noch nicht abschließend eingerichtet. Den aktuellen Stand und Ihre Anforderungen klären wir vor Vertragsabschluss.
Benötigen Sie eine feste Vertretung, einen unabhängigen Notfallzugang oder bestimmte Wiederanlaufzeiten, nehmen wir diese Punkte in die Abstimmung auf.
Betreuung und Übergabe vorher besprechen.
Kontaktwege, Betreuungszeiten und das Vorgehen bei Störungen stimmen wir für Ihren Auftrag ab. Im Gespräch erläutern wir Ihnen den aktuellen Stand und die Grenzen der Ausfallvorsorge.
Ihre Anforderungen besprechenBei Einsatz einer digitalen Assistenz
Den Datenweg kennen.
Modellverarbeitung in Deutschland.
Die erforderlichen Inhalte werden an einen in Deutschland betriebenen KI-Dienst übertragen. Laut dessen Bedingungen werden sie nicht zum Modelltraining genutzt. Dienstleister, Zugriffe und die nötigen Datenschutzvereinbarungen werden vor dem Einsatz offengelegt.
Lokale KI auf Wunsch.
Wir prüfen auch Modellverarbeitung auf eigener Hardware. Dafür klären wir Leistung, Hardwarebedarf und die weiteren Datenwege.
Welche Programme verwendet werden
Die Bausteine hinter dem Angebot.
Paperless-ngxDokumente erfassen, ordnen und durchsuchen.Open Source · feste Grundlage des Stacks
RustFS & PostgreSQLGeschützte Dateien und Archivierungsnachweise verwalten.Open-Source-Kernbausteine
n8nDie technischen Arbeitsschritte zwischen den Anwendungen verbinden.Quellcode zugänglich; eigene Nutzungsbedingungen
OpenClaw & KI-ModellAssistenz mit den erlaubten Werkzeugen verbinden und Aufgaben verarbeiten.Zusätzliche Assistenz; Software, Modell und Rechte getrennt betrachten
ERPNextKunden, Angebote, Rechnungen und weitere Geschäftsabläufe organisieren.Open Source · eigener Leistungsbereich
Softwarelizenzen gelten je Baustein. Insbesondere ist n8n mit seiner Sustainable Use License nicht pauschal wie gewöhnliche Open-Source-Software lizenziert. Hosting, Modelle und zusätzliche Dienste haben eigene Bedingungen.
Open Source einfach erklärtHäufige Fragen
Daten, Sicherung und Anbieterwechsel.
Wo werden meine Unterlagen gespeichert?
Ihre Dokumentenlösung läuft in einer getrennten Serverumgebung in einem deutschen Rechenzentrum. Eine externe Sicherungskopie liegt ebenfalls in Deutschland. Die Serververträge laufen über herweg.digital; die Umgebung wird für Ihren Betrieb eingerichtet und betreut.
Wie sind meine Unterlagen bei einem technischen Ausfall geschützt?
Archiv und Datensicherung ergänzen sich: Das Archiv schützt freigegebene Originale, Sicherungen ermöglichen die Wiederherstellung nach einem Verlust. Die gesicherten Bestandteile, verfügbaren Sicherungsstände und vereinbarten Wiederanlaufziele halten wir für Ihren Auftrag fest.
Wie läuft ein Wechsel nach der Kündigung ab?
Wir vereinbaren eine geordnete Übergabe Ihrer Dokumente und zugehörigen Daten. Für einen Weiterbetrieb durch einen anderen Dienstleister werden zusätzlich Konfiguration, Dokumentation und Zugänge benötigt. Übergabeumfang, Termine und Kosten werden im Vertrag festgelegt. Gesetzte Aufbewahrungsfristen sind bei der weiteren Archivierung zu berücksichtigen.
Welche Vorteile hat die offene Softwarebasis?
Paperless und die offenen Kernbausteine können auch von anderen qualifizierten Dienstleistern betreut werden. Originalformate und Exporte erleichtern die Weiterverwendung Ihrer Unterlagen. Details zu den einzelnen Programmen und ihren Lizenzen finden Sie in der Bausteinübersicht auf dieser Seite.
Der erste Schritt
Welche Fragen haben Sie zu Ihren Daten?
Sprechen wir über Ihren Betrieb, Ihre Anforderungen an die Aufbewahrung und die gewünschte Betreuung.