Stand: 3. November 2026
Diese Hinweise ergänzen unsere Datenschutzerklärung. Dort finden Sie den Verantwortlichen, Kontaktmöglichkeiten und Informationen zu Ihren Datenschutzrechten. Sie können uns auch ohne Onlinebuchung über das Kontaktformular erreichen.
Angaben und Zweck
Für die Onlinebuchung benötigen wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und den gewünschten Termin. Unternehmen, Website und eine Beschreibung Ihres Anliegens sind freiwillig. Wir verwenden die Angaben zur Vereinbarung und Vorbereitung des Gesprächs, für Bestätigungs- und Absagemails sowie zum Versand Ihres persönlichen Videozugangs. Bitte tragen Sie keine Zugangsdaten oder vertraulichen Unterlagen ein.
Soweit das Gespräch der Vorbereitung eines Vertrags dient, verarbeiten wir die erforderlichen Angaben auf Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO. Sonstige Gesprächsanfragen bearbeiten wir auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an der Beantwortung Ihrer Anfrage nach Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO.
Buchung, Kalender und E-Mail
Die Buchungsoberfläche bleibt auf herweg.digital. Ihre Formularangaben werden in einer zugriffsbeschränkten Buchungsdatenbank auf unserem Webserver gespeichert. Zur Verfügbarkeitsprüfung werden belegte Zeiträume aus unseren Kalendern geprüft; fremde Terminbezeichnungen oder Kontaktdaten werden dabei nicht an Ihren Browser übermittelt.
Nach dem Absenden buchen Sie Ihren Termin direkt; ein zusätzlicher Bestätigungsklick per E-Mail ist nicht erforderlich. Der Buchungskalender enthält die Zeit, den Status und eine technische Terminzuordnung. Die Bestätigungs- und Absagemails gehen über unseren E-Mail-Dienstleister mailbox.org an Ihre angegebene Adresse. Bei einem bestätigten Gespräch erhält Swen Herweg zusätzlich eine interne Nachricht mit Ihren Angaben zur Vorbereitung und zum manuellen Versand des OpenTalk-Zugangs. Der Videozugang wird separat per E-Mail versendet. Die Buchung selbst führt nicht automatisch zur Anlage einer Kundenakte in ERPNext.
Schutz vor missbräuchlichen Anfragen
Wir setzen Herkunfts- und Formularprüfungen, Versuchszähler und Friendly Captcha der Friendly Captcha GmbH ein. Beim Laden der Sicherheitsprüfung verbindet sich Ihr Browser mit deren Dienst. Dabei werden Verbindungs-, Geräte-, Interaktions- und Funktionsdaten verarbeitet, um automatisierte Anfragen zu erkennen. Wir verwenden den vorhandenen globalen Dienst; eine ausschließliche Verarbeitung in der EU wird damit nicht zugesagt. Weitere Informationen enthalten die Datenschutzhinweise von Friendly Captcha.
Der Schutz dient dem sicheren Betrieb und der Verhinderung unerwünschter Buchungs- und E-Mail-Anfragen; Grundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO. Unsere Versuchszähler enthalten mit einem geheimen Schlüssel abgeleitete Werte statt unmittelbar lesbarer IP- und E-Mail-Adressen. Die Zähler werden täglich bereinigt. Die eigentlichen Formularangaben speichern wir nicht im dauerhaften Browserspeicher.
Aufbewahrung
Name, E-Mail-Adresse und freiwillige Formularangaben werden im täglichen Bereinigungslauf entfernt, sobald seit dem Gesprächsende oder der abgeschlossenen Absage 30 Tage vergangen sind. Noch laufende oder ungeklärte Kalender- und Versandvorgänge werden zunächst zur Aufklärung zurückgehalten. Technische Termin- und Zustellkennungen bleiben zur Vermeidung doppelter Verarbeitung erhalten; sie enthalten keine Kopie der entfernten Formularangaben.
Private Buchungssicherungen werden nach Ablauf von 90 Tagen im Sicherungslauf entfernt. Bis dahin können ältere Datenstände enthalten sein. Sicherungen dienen der Wiederherstellung und werden nicht als laufende Kontaktablage verwendet. Nach einer Wiederherstellung werden abgelaufene Daten erneut bereinigt, bevor die Buchung wieder freigegeben wird.
Die 30-Tage-Frist bezieht sich auf die Buchungsdatenbank. Bereits versendete E-Mails und eine gegebenenfalls später separat geführte Kundenakte unterliegen der für die weitere Korrespondenz bzw. Vertragsbearbeitung erforderlichen Aufbewahrung; dazu gelten die allgemeinen Datenschutzhinweise.