Sie arbeitet mit Ihrer Ablage
Eine digitale Assistenz ist Software mit künstlicher Intelligenz und festgelegten Werkzeugen. Sie kann einen Beleg lesen und die vorgesehenen Angaben direkt in Paperless eintragen. Dazu erhält sie gezielte Zugriffe auf die benötigten Programme.
Bei herweg.digital heißt unsere digitale Mitarbeiterin Anna. Wir nutzen sie selbst für Dokumente und weitere freigegebene Aufgaben. Aus dieser Zusammenarbeit entsteht unser klar abgegrenztes Angebot für die Belegassistenz.
Vom Auftrag zur vorbereiteten Rechnung
- Bereitstellen: Die neuen Belege liegen in Paperless.
- Beauftragen: Sie bitten Ihre Assistenz, die vorgesehenen Dokumente zu bearbeiten.
- Übertragen lassen: Die Assistenz ergänzt beispielsweise Rechnungsnummer, Datum und Beträge.
- Prüfen: Sie vergleichen die Angaben mit dem Original und klären Rückfragen.
- Freigeben: Sie wählen die passende Fristklasse und geben die Archivierung frei.
Welche Felder brauchen Sie wirklich?
Eine Assistenz sollte Ihren Ablauf vereinfachen. Deshalb legen wir gemeinsam fest, welche Dokumentarten und Angaben für Ihren Betrieb sinnvoll sind. Die Einrichtung orientiert sich an Ihren Unterlagen und dem festen Archivierungsablauf.
Prüfen gehört zur Zusammenarbeit. Ein schlecht lesbarer Scan oder eine uneindeutige Angabe kann eine Rückfrage erfordern. Die digitale Assistenz bereitet vor; Sie entscheiden über die Aufbewahrung.
So sieht der Einstieg aus
Die Belegassistenz erweitert Ihren GoBD-Stack. Sie erhalten einen vereinbarten Aufgabenumfang, eine Einführung und ein Angebot für Einrichtung und Betreuung. Der beschriebene Einstieg beginnt mit Ihrem Auftrag; automatische Bearbeitung neuer Eingänge ist ein weiterer Ausbauschritt.
Die Modellverarbeitung erfolgt über einen KI-Dienst in Deutschland. Auf Wunsch planen wir lokale KI auf eigener Hardware. Die Datenwege werden vor dem Einsatz abgestimmt.